1. Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день передаются начальнику отдела.
О поступивших письменных и электронных обращениях, предназначенных для доклада заместителю начальника отдела, доклад осуществляется делопроизводителем не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день.
2. Поручения руководства отдела по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций. Резолюция может оформляться на отдельном листке, прилагается к обращению.
Резолюции присваивается регистрационный номер обращения с указанием даты ее подписания.
3. Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные органы или другие государственные органы принимает начальник отдела. Данное решение оформляется в форме резолюции.
4. По письменному, электронному обращению руководством отдела принимается одно из следующих решений:
о рассмотрении обращения по существу в отделе;
о направлении обращения на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;
об оставлении обращения без рассмотрения по существу;
о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения;
о принятии обращения к сведению.
5. Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти дней возвращаются заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.
6. Направление в государственные органы, организации письменных, электронных обращений с сопроводительными письмами, уведомлений заявителям осуществляется делопроизводителем на их почтовые адреса, адреса электронной почты, а в случае отсутствия сведений об электронных адресах бумажные копии электронных обращений, сопроводительные письма к ним направляются простым почтовым отправлением.
7. Резолюции начальника отдела должны содержать четкие и конкретные указания исполнителю (исполнителям) о порядке рассмотрения обращения, направлении или подготовке ответа заявителю.
В случаях, когда резолюцией начальника отдела определено несколько исполнителей, лицом, ответственным за направление ответа либо подготовку заявителю ответа по существу, является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.
8. Рассмотрение по существу письменных, электронных обращений, направленных в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией, может быть поставлено на контроль в отделе по решению руководства отдела.
9. Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения незамедлительно возвращаются делопроизводителю.
10. Копии письменных обращений, электронные обращения или их бумажные копии с резолюциями начальника отдела направляются в структурные подразделения отдела. Оригиналы таких обращений остаются у делопроизводителя. Уведомление заявителю о направлении обращения на рассмотрение в иной государственный орган, организацию направляется простым почтовым отправлением.
11. Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается начальником отдела либо уполномоченным им должностным лицом на основании заключений, подготовленных работниками отдела в соответствии с их компетенцией.
Уведомление заявителя об оставлении обращения без рассмотрения по существу подписывается должностным лицом, принявшим соответствующее решение, или уполномоченным им должностным лицом.
12. В случае получения письменного, электронного заявления об отзыве заявителем обращения решение о прекращении рассмотрения принимается начальником отдела.
Делопроизводителем возвращаются заявителю оригиналы документов, приложенных к обращению.
13. Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается начальником отдела.
14. Руководством отдела по результатам проверки сведений, содержащихся в жалобе заявителя, который не удовлетворен результатами рассмотрения обращения в подчиненных отделу учреждениях и организациях, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов выдается обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов (далее - предписание).
15. Предписание, выдаваемое руководством отдела, подготавливается специалистом, которому поручено рассмотрение обращения, визируется начальником. Предписание оформляется по форме согласно приложению 1. Предписанию присваивается регистрационный номер жалобы.
16. Государственные органы, организации, рассматривающие обращения, поставленные на контроль в отделе, исполняющие предписания, в течение трех рабочих дней со дня рассмотрения обращения (исполнения предписания) направляют в отдел информацию о результатах рассмотрения обращения (предписания) с отметкой об исполнителе. К информации прилагается копия ответа (информации) заявителю.
17. Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона.
Руководством отдела может устанавливаться сокращенный срок рассмотрения обращения.
Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10, 15 и 17 Закона.
18. Контрольный срок рассмотрения обращения – 15 дней. Руководством отдела может быть определен иной контрольный срок рассмотрения обращения.
19. В случае необходимости исполнитель до истечения пятнадцатидневного контрольного срока рассмотрения обращения сообщает о мотивах изменения контрольного срока начальнику отдела.Информация об изменении контрольного срока рассмотрения обращения вносится делопроизводителем.
В этом случае контрольный срок может быть продлен с обязательным внесением изменений контрольного срока в журнал регистрации.
20. Срок рассмотрения обращения, определенный руководством отдела, может быть продлен по решению руководства отдела на основании письменного ходатайства исполнителя.
21. В случаях, предусмотренных частью второй пункта 3 статьи 17 Закона, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается руководством отдела на основании письменного ходатайства исполнителя, представленного за три рабочих дня до истечения одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращения.
К письменному ходатайству прилагаются проекты уведомления заявителю, сообщения государственным органам, организациям, у которых обращение находится на контроле, о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказания услуг) или сроках рассмотрения обращения по существу.
22. Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, входящим в компетенцию отдела, рассматриваются с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений. Выезд на место оформляется актом (протоколом).
23. При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.
24. Повторные обращения, в том числе внесенные в книги замечаний и предложений отдела, признаются необоснованными, решения о прекращении с заявителем переписки и оставлении обращения без рассмотрения по существу, принимается начальником отдела на основании заключений, подготовленных (подписанных) исполнителем К заключению прилагается проект уведомления заявителю.
25. В случае, если повторное обращение поступило в отдел из государственного органа, организации и поставлено им на контроль, специалистом отдела, ответственным за рассмотрение предыдущего обращения, подготавливается проект сообщения о том, что с заявителем прекращена переписка, с изложением сути ответа (уведомления) на предыдущее обращение по существу.
26. По каждому случаю нарушения порядка рассмотрения обращения в учреждениях, подчиненных отделу, руководством отдела направляется руководителю представление о привлечении в установленном порядке к дисциплинарной ответственности должностных лиц и их работников, виновных в нарушениях, либо в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, принимается решение о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей указанных учреждений и организаций.
27. Проект представления по форме согласно приложению 2 подготавливается специалистом отдела, рассматривающим обращение.
28. Исполнителями представляются начальнику отдела проекты ответов заявителям, государственным органам, организациям, средствам массовой информации, у которых рассмотрение обращений находится на контроле, о результатах рассмотрения обращений, материалы, содержащие заключения по изложенным в обращениях доводам и обстоятельствам, с приложением подтверждающих документов, а также сведения о мерах, принятых по решению вопросов, изложенных в обоснованных обращениях.
29. Регистрация поступающих в отдел ответов (уведомлений, информации) по обращениям осуществляется делопроизводителем путем проставления регистрационного штампа на оборотной стороне последней страницы ответа с указанием даты его поступления.
30. Письменные ответы (уведомления) заявителям на обращения, рассматриваемые отделом, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям начальника отдела и подписываются начальником отдела.
31. Ответы в государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в отдел с предписаниями, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям начальника отдела и подписываются начальником отдела.
32. Ответы лицам, должности которых включены в перечень высших государственных должностей Республики Беларусь, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 8 ноября 2001 г. № 644 "Об утверждении кадрового реестра Главы государства Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2001 г., № 106, 1/3192), поставившим рассмотрение обращения на контроль, о результатах рассмотрения обращений визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям начальника отдела и подписываются начальником отдела.
33. Документы для визирования в случаях, предусмотренных настоящей Инструкцией, представляются должностным лицам не позднее трех рабочих дней до истечения срока рассмотрения обращения, предписания, представления, поручения.
34. В ответах, направленных в государственные органы, организации, по находящимся на контроле обращениям и предписаниям указываются сведения о направляемом ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.
35. Датой ответа заявителю является дата его подписания.
Подписывается, как правило, первый экземпляр ответа. В материалах по рассмотрению обращения остается копия ответа заявителю.
36. Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, возвращаются делопроизводителю.
37. Ответу (уведомлению) на обращение заявителя, в том числе замечание и (или) предложение, внесенное в книгу замечаний и предложений отдела, присваивается регистрационный индекс обращения (замечания и (или) предложения, внесенные в книгу замечаний и предложений отдела).
38. Письменные ответы (уведомления) на письменные, электронные обращения, подписанные руководством отдела, направляются заявителям делопроизводителем по реестру отправки корреспонденции простым почтовым отправлением или в электронном виде на адрес электронной почты заявителя в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день.
Ответы (уведомления) на электронные обращения, направляемые на адрес электронной почты заявителя, остаются в делопроизводстве отдела.
39. Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний осуществляется делопроизводителем.
40. Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам, рассмотрения обращений, возлагается на руководителей учреждения образования.
41. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронный форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статье 10, 15, и 21 Закона.
42. Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в отдел, принимаются руководством отдела.
43. По результатам рассмотрения обращений, поставленных в отделе на контроль на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока - в сроки, установленные руководством отдела.
44. Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах, отзыве заявителями своих обращений, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрении коллективных обращений с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результатах их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения государственным органам, организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки), о выдаче предписания, представления и их исполнении должны точно и своевременно отражаться в журнале делопроизводителем.
Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений отдела, вносятся своевременно в указанную книгу лицами, ответственными за их ведение и хранение.
45. На каждом обращении после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданном в письменной или электронной форме.
После решения вопросов, изложенных в книге замечаний и предложений отдела, на копии ответа (уведомления) заявителю, остающейся в делопроизводстве, проставляется отметка об исполнении и направлении в дело.
